Excel pour le suivi financier chantiers: une fausse bonne idée ?

"Gérer ses situations de travaux dans Excel est très compliqué et chronophage : il faut reconstruire un nouveau fichier à chaque chantier en faisant très attention de ne pas introduire d'erreurs de calculs dans les formules en prenant en compte toutes les spécificités du chantier sur la facturation (avance forfaitaire, autoliquidation, paiements directs...etc). Il faut ensuite collaborer sur un fichier qui n'est pas fait pour la collaboration : les conducteurs de travaux remplissent les avancements, les assistant(e)s ajoutent les détails de bas de facture, le patron valide avant envoi au client. Autant d'occasions d'introduire des erreurs, d'oublier des données et de perdre énormément de temps et d'énergie, sans oublier l'impact négatif sur la trésorerie de l'entreprise dû au refus des factures incorrectes.

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Dans Graneet, nous avons intégré toutes les règles métiers du BTP pour permettre à nos clients de faire leurs situations de travaux de manière 100% fiable, sans jamais aucune erreur et en 5 fois moins de temps qu'avec Excel. Graneet permet aussi de rassembler toute l'entreprise dans une unique solution, accessible en ligne et toujours à jour."

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Comment les TPE/PME du BTP réalisent-elles le suivi financier et administratif de leurs chantiers aujourd’hui?

Nous avons pu échanger avec plus de 500 TPE/PME du BTP au cours de l'année passée, et nous sommes arrivés à un constat : 50% des TPE/PME du BTP réalisent encore le suivi financier et administratif de leurs chantiers en utilisant Excel. Si cette solution a le mérite d'être gratuite en apparence, elle a en fait un coût invisible et difficile à calculer: le risque élevé d'erreurs de calculs et le temps qui doit y être consacré.

Excel est un outil "gratuit" (en réalité intégré dans le prix de la suite bureautique nécessaire à toute entreprise - la plupart du temps, Windows) qui est puissant et très modulable. Les entreprises qui l'utilisent pour suivre l'avancement de leurs chantiers ont généralement réussi à construire des modèles Excel qui fonctionnent et leur permettent d'obtenir les indicateurs nécessaires au suivi financier de leur activité. En effet, des formules de calcul bien rodées dans plusieurs onglets distincts permettent de réaliser la création du devis, les situations de travaux, et le suivi des encaissements...

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Mais alors quels en sont les inconvénients d'utiliser Excel ?

Si le suivi financier des chantiers dans Excel est gratuit, il engendre une perte de temps importante. Lorsqu'on démarre un nouveau projet, on doit:

Reprendre le fichier de devis
Ajouter les colonnes nécessaires pour suivre l'avancement
Créer toutes les formules de calculs (somme des différents postes, reprise d'avance forfaitaire, retenue de garantie, compte pro-rata, TVA dans le btp…).
Formatter le masque d'exports PDF

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Malgré toute la concentration du monde, il est très difficile de se préserver d'erreurs de calculs dans le modèle que l'on va utiliser tout au long de la vie du projet. Et plus le projet est complexe, plus le nombre de lignes du devis est important, plus il est complexe de s'assurer que les factures présentées au client sont justes.

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Les erreurs les plus courantes que nous avons rencontrées dans ce type de méthode de suivi sont les suivantes:

Les erreurs d'arrondi qui introduisent des décalages entre le total des montants facturés et le montant total du marché.
La sous-facturation ou sur-facturation sur les chantiers en raison d'erreurs de calcul (non prise en compte de certaines lignes, erreur de calcul dans une formule, etc.).
Oubli de la prise en compte du cautionnement bancaire de la retenue de garantie entrainant une retenue sur le net à payer qui ne devrait pas être prise.
Avancement des items non croissant (facturation de 80% d'un item en situation n°3 puis facturation de 60% sur la situation n°4).
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Des impacts à différents niveaux de votre entreprise

Toutes les erreurs constatées dans Excel ont plusieurs impacts importants :
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⏱ Perte de temps

Ces erreurs entraînent des discussions entre l'entreprise et le commanditaire qui refuse la facture. Toutes les corrections que cela entraîne prennent du temps, il faut retrouver la source d'erreur dans des fichiers souvent lourds, en allant creuser dans les formules pour comprendre où se trouve le problème, identifier quelles situations historiques sont concernées et enfin regénérer tous les documents post corrections et envoyer les versions amendées au client. Il faut enfin passer des écritures en comptabilité pour refléter ces corrections.
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💸 Impact sur la trésorerie

Elles génèrent de la tension sur la trésorerie, car les différents aller-retours entre l'entreprise et son client, et le temps nécessaire à la correction des factures décale souvent le paiement au mois suivant. Il est donc complexe de correctement "prévoir" le futur et les échéances à venir de l'entreprise en terme de suivi financier.

Qui n’a jamais été payé en retard à cause d’un signe $ au lieu de € au mauvais endroit ? Ou à cause d'une erreur d'arrondi ?

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® Dégradation de l'image de l'entreprise

Une facture qui comporte des erreurs endommage l'image de professionnalisme de l'entreprise aux yeux de son client. Cela abîme la confiance et le client va vouloir regarder plus en profondeur avant de valider les prochaines factures.

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Ces erreurs n'ont donc pas uniquement un impact en terme de trésorerie et de relation client mais sont aussi source de stress et de fatigue.

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Par ailleurs, Excel n'est pas un outil collaboratif : il est compliqué voire souvent impossible pour plusieurs personnes de travailler sur le même fichier au même moment sur des postes de travail différents. Il est impossible de mettre en place un circuit de validation, de suivre correctement quelles personnes ont fait quelles modifications dans les fichiers, et il y a un risque fort de pertes de données. Cela entraîne d'autant plus d'erreurs potentielles et de perte de temps. Cette problématique a été exacerbée par le contexte actuel qui pousse les entreprises à utiliser de manière renforcée le télétravail.

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Comment savoir que tout le monde a facturé tous ses clients à temps dans une organisation nomade ? Qui n’a jamais eu un collègue qui renvoie son fichier à jour avec les formules converties en texte ?

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Enfin, il est très difficile de disposer d'indicateurs agrégés en temps réel sur toute l'entreprise avec Excel. Si je veux pouvoir avoir une vision globale sur mon activité, je dois "connecter" tous les fichiers de suivi de mes chantiers ensemble. Cette tâche est très complexe et très chronophage, et est aussi soumise aux aléas des erreurs de calcul et de la double saisie.

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C'est pour cette raison que la plupart des entreprises qui utilisent Excel pour le suivi financier de leurs chantiers ne suivent pas les indicateurs agrégés de leur activité.

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Quelles sont mes alternatives?

Afin de s'affranchir de ces risques, il est judicieux d'utiliser un logiciel de gestion qui permet d'éviter toutes les erreurs potentielles de facturation et permet de gagner du temps, de mieux gérer sa trésorerie et de fluidifier la collaboration au sein de l'entreprise.

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Graneet est une jeune entreprise créée début 2020 pour adresser cette problématique. Graneet est un Assistant Conducteur de Travaux Digital ayant pour objectif d'aider les TPE/PME du BTP à gagner du temps sur le suivi financier et administratif de leurs chantiers. Les avantages d'une solution comme Graneet sont les suivants :

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Gain de temps et risque d'erreur réduit à zéro

Graneet intègre parfaitement toutes les spécificités de facturation qui existent dans le BTP (avancement, paiement direct, retenue de garantie, révision des prix, avance forfaitaire, compte prorata…) et permet de s'assurer que 100% des factures éditées sont justes. Ils évitent donc les erreurs de calculs, les discussions embarrassantes avec leurs clients au sujet des corrections, gagnent du temps et sont payés plus rapidement.

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Nos clients peuvent créer leurs situations de travaux et factures simples en quelques clics. Les PDFs sont générés automatiquement dans l'application et ils ne perdent donc plus de temps sur l'édition des masques d'export PDF.

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Visibilité sur l'activité

Graneet centralise toute l'information à un seul endroit et permet d'avoir une visibilité en temps réel sur l'activité de l'entreprise. Grâce à nos tableaux de bords, nos clients ont une vue très claire sur le chiffre d'affaires généré, leur carnet de commande, peuvent suivre leurs encaissements et s'assurer de ne jamais oublier de récupérer une retenue de garantie. Ils peuvent aussi accéder à des tableaux de bord par chantier.

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Collaboration et accessibilité

Graneet est une solution SaaS accessible depuis n'importe quel ordinateur ou tablette avec une connexion internet, ce qui facilite grandement le travail en mobilité. Par ailleurs, notre solution permet aux différents utilisateurs de collaborer au sein de l'interface, avec par exemple un parcours de validation des situations de travaux en interne et suite au retour client.

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En somme, Graneet répond au besoin des TPE/PME du BTP d'être plus efficientes sur la gestion financière pour pouvoir se concentrer sur l'opérationnel, qui est leur coeur de métier, et ce d'autant plus dans un contexte compliqué où leurs marges sont attaquées.

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Utiliser Excel pour faire le suivi financier de ses chantiers: une fausse bonne idée ?